Die Einführung neuer Software folgt einem strukturierten Prozess, der in mehrere Phasen unterteilt ist. Abhängig von der Größe des Unternehmens, der Softwarelösung und den spezifischen Anforderungen können die einzelnen Schritte variieren, aber der grundlegende Ablauf bleibt oft der gleiche. Im Folgenden wird ein typisches Vorgehen bei der Implementierung einer neuen Software von der Planung über die Konfiguration und Tests bis hin zur Schulung und dem finalen Go-live beschrieben.

Schritt 1: Der Kick-Off

Zu Beginn des Projekts werden alle relevanten Stakeholder zu einem Kick-off-Workshop eingeladen. In diesem werden die Ziele des Projekts vorgestellt und die Meilensteine sowie die Zeitpläne für die nächsten Phasen festgelegt. Dieser Schritt legt die Grundlage für das Pflichtenheft, das die Anforderungen und Ziele des Projekts im Detail beschreibt.

Schritt 2: Die Konzeption

In der Konzeptionsphase werden detaillierte Anforderungen und Systemanpassungen erarbeitet. Diese werden im Pflichtenheft festgehalten und bilden die Basis für die Implementierung. Der Auftraggeber muss das Pflichtenheft akzeptieren, bevor die Umsetzung beginnt.

Schritt 3: Die Implementierung

Die Implementierungsphase ist entscheidend, da hier die entwickelten Funktionalitäten aus dem Pflichtenheft realisiert werden. Dies umfasst die Konfiguration der Software gemäß den organisatorischen Anforderungen sowie das Customizing, bei dem die Software an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst wird.

Schritt 4: Testing und Qualitätssicherung

Nach der Implementierung wird die Software in einer Testumgebung auf ihre Funktionalität und Qualität geprüft. Alle Anwendungsfälle, die im Pflichtenheft definiert wurden, dienen als Testgrundlage. Nach erfolgreichem Testen wird die Produktivumgebung eingerichtet, die die fertige, angepasste Software darstellt.

Schritt 5: Schulung und Training

Eine umfassende Schulung der Endanwender ist entscheidend für den Erfolg der Softwareeinführung. Das Training geht über den allgemeinen Umgang mit der Software hinaus und umfasst auch fachspezifische Abläufe, die den Anwendern helfen, den vollen Nutzen aus der Software zu ziehen.

Schritt 6: Der Go-live

Der Go-live markiert den finalen Schritt. Es gibt zwei gängige Ansätze:

Der Big Bang: Alle Nutzer wechseln gleichzeitig zum neuen System. Diese Methode eignet sich gut für kleinere Unternehmen mit weniger komplexen Anforderungen.

Das Stufenkonzept: Der Go-live erfolgt schrittweise nach Nutzergruppen oder Niederlassungen. Diese Methode eignet sich für größere Unternehmen mit komplexeren Projekten und vielen Nutzern.